fbpx

Why Startups with Flat Organizational Structures Often Fail

In this latest blog, you will learn about:

  • What flat organizational structures are, and how they are relevant to startups
  • The behaviors you can expect to observe in startups with a flat organizational structure
  • How do these behaviors contribute to these organizations failing
  • Decisions you can make in your startup company to avoid these situations

Have you ever tried to organize a group event with your friends? Whether it’s dinner, a night out, or a trip to the beach…it can be painful, right?!

It isn’t normally until somebody pulls rank, takes the lead, and makes a decision that everybody agrees to that anything gets organized.

Little did you probably realize at the time, but you just obtained a small insight into the world of a startup company.

Startup Organizational Structures

As an employee in a flat organizational structure, you may feel that you work for a forward-thinking, modern company where everybody calls the shots for themselves and there’s plenty of self-autonomy. This is a typical approach for startups. However, that doesn’t always work well and considering 90% of startups don’t make it past year five, it’s critical to start off on the right foot.

The main reasons why startups with flat structures fail are:

  • It’s not clear who makes the final decisions
  • It’s not clear who anybody is reporting to
  • There is often an overlap of your responsibilities, and your job description develops into something you didn’t sign up to
  • Motivation is lacking, as there’s no clear progression path

There’s No Clear Decision Maker

At the core of a flat organizational structure is self-autonomy. The well-intended consequences of implementing a team that has no specific authority within it are that it provides individuals with the ability to make their own decisions, and own them.

From the perspective of an employer, this is a huge statement of trust in your employee. It is to be admired to some degree, as you would think that such a level of ownership over one’s work would push them to thrive and become masters of their field.

There’s one issue though – who actually makes the final decisions? As an employer, it may look good to hand over the reins of a hugely important function in your company to an employee and let them get on with it, but say you have a client that has an issue with that work – isn’t it your responsibility as the face of the business to fix it?

A flat structure in such circumstances can ultimately result in a lack of oversight. Quality control can’t always be defined by the person creating the work, and it often needs a second opinion. If nothing else, it’s vital that the leader of a business is constantly setting the direction of the company and ensuring that employees are going in the same direction. 

An absence of clear leadership can quickly spiral into a lack of direction and absence of quality control, and this is often to the detriment of startup companies.

In your own startup, define very clearly who sets the tone and direction of the company. That could be one person or a small handful of people that you consider part of your leadership team that operates on a consensus basis. Even still, in situations like this, the buck has to stop with somebody in some kind of position of authority.

An absence of this in the workplace is certainly a contributing factor to startups that struggle.

Reporting Lines Aren’t Defined

Reporting lines are typically between an employee and a more senior figure in the company that is above them in the organizational hierarchy. The role of the senior figure often manifests in what’s called a ‘Line Manager’, someone who is “responsible for overseeing and managing employees to fulfill business goals”. 

Speaking from an employee’s perspective, having clear reporting lines through a line manager creates order within the chaos. There is often solace to be found in knowing you have one person of authority in the business that you can turn to for guidance, advice, and to create a bit of order. From the perspective of the line manager, having a direct connection to employees ensures oversight of work progress, and creates a clear chain of command between the line manager and those above them. 

In flat organizational structures, however, these reporting lines…disappear. Everybody reports to everyone, which essentially means that everybody reports to nobody. There are no line managers, and you essentially become your own line manager. Again, a subject of autonomy that may be appealing to some, but it creates an information clog. 

This clog in reporting lines can translate into critical business information – and sometimes, operational problems themselves – not being highlighted in good time for them to be solved effectively. 

The consequences of this for small businesses can be monumental, particularly in client-facing environments. The need for clear communication between client and customer has been highlighted in previous Business Incorporation Zone blogs, and that is exactly for reasons such as this.

In your own startup company, it is critical to have at least one person beneath you whom your other employees are reporting to. Creating that information funnel can be the difference between your new venture being a success, and falling victim to the trend that 90% of startups do. 

Job Responsibilities Overstretch

Now, a good employee will always take on the odd task that’s outside of their remit to keep things moving along in the business. Nobody wants a ‘that’s not my job’ character in the team, although, of course, a balance has to be struck about how often tasks outside of people’s remit are being performed.

On the subject of balance, imagine you are hired to a position that has a very specific remit you happily signed on the dotted line to perform. 

Little by little, extra tasks are being thrown onto your plate – you’re hired for marketing, but you’re now performing a sales function. You take care of the finances, but all of a sudden you have some digital marketing tasks to fulfill.

Not only have you got too much of your own work to do, but you’re now out of your comfort zone. It’s not what you’re good at, and, critically, the psychological contract between you and your employer is being eroded. This has one of the most devastating impacts on employee retention that any single business can experience, and perceived breaches in the contract can affect an employee’s commitment to the company – and make them consider leaving.

Constant employee turnover is a costly business for startups, and in an environment where you’re almost definitely going to be ensuring every penny in the bank goes towards worthy investments, this is something that is imperative to avoid.

When building a team, ensure there is transparency in your job descriptions – and preferably, stick to what’s on there.

Employees Have No Incentives

There’s a reason why the phrase ‘climbing the ladder is so prominent in business. Figuratively speaking, it is indeed representative of the hierarchy that is required for companies to thrive.

The crux of the matter here is again from an employee’s perspective – what incentive do I have to work hard, go above and beyond, and make a truly positive impression in a company that has no room for me to progress from my current position?

What’s more, if I’m ‘stuck’ in my current position, with no room for progression, how will I be able to justify a pay rise? Of course, your work can contribute to this discussion, but we often correlate a new, more senior position with a pay increase. Flat organizational structures shut the door on this, and it can make people feel like they’re not particularly working towards something. 

The consequence of this is a lack of motivation from the employee, which in startup companies can have a devastating impact. Startup companies typically have small headcounts, and the importance of maximizing the output of every employee to keep things running smoothly is critical at this point.

Add into this the issue of retention, and its cost on a business, and you have a perfect storm that will contribute negatively to the performance of your startup company. 

Flat Organizational Structure Problems

While it is often approached with the best of intentions, and there is a desire to be modern and forward-thinking from startups that apply a flat organizational structure, it can cause a lot of issues that ultimately contribute to the failure of a business. 

Having a clear structure within your team is actually beneficial to you and your business – issues with hierarchical structures tend to center around the misuse of authoritative positions, not in the fact that they exist themselves.

At Business Incorporation Zone, we work with a plethora of startup businesses that combined together have decades of experience in establishing structure in their company. If you’re starting out on your entrepreneurial journey, not only can we assist in the setup of your business, but we can lean on our own personal experiences with startups to help provide guidance to you about what may work best for you.

Give us a call today if you’re looking to launch your dream business venture in the UAE – or beyond in the wider GCC region – and we’ll put your own time and resources back into the thing you’re passionate about, while we take care of the rest. 

Read the Arabic version for the read here.

Here are some other reads that you might be interested in-

لماذا تفشل غالبا الشركات ذات الهياكل التنظيمية المسطحة

  • في أحدث مقالاتنا، ستتعلم التالي:
  • ما هي الهياكل التنظيمية المسطحة، وما علاقتها بالشركات الناشئة.
  • السلوكيات المُتوقعة في الشركات الناشئة التي تتبع نظام الهيكل التنظيمي المسطح.
  • كيف تساهم هذه السلوكيات في فشل المنطومة.
  • القرارات الي تستطيع اتخاذها في شركتك الناشئة حتى تتجنب هذه المواقف.

هل جربت من قبل أن تنظم حدثا ما مع أصدقائك، سواء كان الحدث إعداد وجبة عشاء، أو سهرة في الخارج، أو رحلة للشاطئ؟ لقد كان هذا مزعجا، أليس كذلك؟

سيظل هذا مزعجا حتى يقرر شخص ما أن يتولى زمام الأمور، ويقرر قيادة المجموعة، ويصدر قرارات تنظيمية صارمة توافق عليها المجموعة.

الأشكال التنظيمية للشركات الناشئة.

لعلك بدأت أن تفهمنا الآن، ولكن رأيت منظورا صغيرا للغاية في عالم الشركات الناشئة. كموظف في هيكل تنظيمي مسطح، قد تشعر أنك تعمل لصالح شركة حديثة ذات تفكير يهدف إلى التقدم، حيث الجميع يتخذون القرارات بأنفسهم وهناك الكثير من الاستقلالية. وهذا نهج نموذجي للشركات الناشئة. ومع ذلك، فإن هذا لا ينجح دوماً، وبالنظر إلى أن 90% من الشركات الناشئة تفشل ويتم إغلافها بعد خمسة أعوام من البداية، فمن المهم للغاية أن تكون البداية صحيحة.

ما هي الأسباب الرئيسية التي تؤدي إلى فشل الشركات ذات الهيكل التنظيمي المسطح؟

  • غياب الوضوح بشأن المسؤول عن اتخاذ القرار الحاسم.
  • غياب الوضوح بشأن التسلسل الإداري.
  • غالبا ما يكون هنالك تدخلات في مسؤوليتاتك، وفي نفس الوقت، تؤدي أدوارا في الشركة لا تُعتبر ضمن الدور الوظيفي الذي قد طلبته.
  • غياب عامل التحفيز، وعدم وجود خطة واضحة للتطور.

غياب الوضوح بشأن المسؤول عن اتخاذ القرار الحاسم.

الاستقلالية تعتبر جزء أساسي من الهيكل التنظيمي التنظيمي المسطح. يتم تطبيق ذلك بحسن نية، حيث أن الرغبة من وراء ذلك هي تكوين فريق ليس لأحد أفراده سلطة على الآخر، وباستطاعة الجميع اتخاذ قرارات بشكل استقلالي.

من وجهة نظر المسؤول عن التوظيف، فإن هذا الأسلوب يعتبر نوع من أنواع الثقة التامة في الموظفين.

وهذا أمر يستحق الإعجاب إلى حد ما، إذ قد تعتقد أن هذا المستوى من امتلاك الموطف لزمام الأمور في عمله يدفعه إلى الازدهار والتفوق في مجاله.

بالرغم من ذلك، لا تزال هناك قضية ينبغي أن تناقش. من الذي يقوم باتخاذ القرار النهائي؟. قد يبدو من الجيد أن تسلم مقاليد أدوار بالغة الأهمية في شركتك إلى موظف، ولكن إذا افترضنا أن هنالك عميلا لديه مشكلة مع الشركة، أليست تلك مسؤوليتك كصاحب المشروع أن تقوم بإصلاح هذه المشكلة؟

الهيكل المسطح قد يؤدي في بعض الحالات إلى افتقاد القدرة على الإشراف والإدارة بشكل كامل. رقابة الجودة لا يُمكن أن يتم تعريفها دوما عن طريق الشخص الذي يؤدي العمل، وتحتاج دوما إلى رأي شخص آخر مختلف عن الشخص الذي يؤدي العمل. يجب أن يكون هنالك مدير وقائد يعطي التوجيهات ويتأكد أن الموظفين يسيرون على نسق هذه التوجيهات، وإن لم يكن هنالك سبب آخر غير هذا، فإن هذا السبب كاف للغاية.

غياب المدير الحقيقي، بإمكانه أن يؤدي سريعا إلى فقد التوجهات العامة للشركة ورقابة الجودة، وهذا غالبا يؤدي إلى تضرر الشركات الناشئة.

في شركتك الناشئة، حدد بشكل الواضح المسؤول عن وضع قواعد وأسلوب الشركة. قد يكون شخصا واحدا، وقد يكونون مجموعة من الأشخاص الذين تعتبرهم جزءا من الإدارة ويعملون في توافق وتناغم. حتى إن إن شكلت فريقا من الإداريين، فسيظل هنالك احتياجا لشخص ما تكون لديه السلطة العليا.

ومن المؤكد أن غياب الإدارة سيؤثر بشكل سلبي على الشركات الناشئة التي تناضل لتثبت نفسها.

غياب التسلسل الوظيفي.

التسلسل الوظيفي عادة ما يكون بين الموظفين العاديين، والموظفين الأكثر خبرة منهم في الهرم الوظيفي. يُعرف دور كبار الموظفين باسم المديرين التنفيذيين. وهم المسؤولون عن إدارة باقي الموظفين وتوجيههم لتنفيذ أهداف الشركة.

عند التحدث من وجهة نظر الموظف، عند وجود تسلسل وظيفي واضح يضعه المدير التنفيذي، فإن ذلك يخلق النظام ويعدم الفوضى. وجود شخص ما

يستطيع توجيهك،  سوف يخفف من عليك الضغطوطات.

من وجهة نظر المدير التنفيذي، فإن في حالة وجود تواصل مباشر مع الموظفين، يؤدي ذلك الإشراف على سير العمل بشكل سليم، ويخلق تسلسل قيادي بين المديرين التنفيذيين وبين من هم فوقهم.

يختفي التسلسل الوظيفي في الهياكل التنظيمية المسطحة. الكل يرسل التقارير للكل، بمعنى أنه لا تقارير تُرسل لأحد! لا يوجد مديرون تنفيذيون، ويصبح الموظف هو المدير التنفيذي لنفسه.

مرة أخرى، قد تكون الاستقلالية جذابة بعض الشيء، ولكنها تخلق انسدادا في المعلومات.

انعدام التسلسل الوظيفي يُترجم إلى معلومات خطيرة بالنسبة لمشروعك، وأحيانا إلى مشاكل عملية، لا تُلاحظ في الوقت المناسب، لذا لا تُحل بشكل فعال.

قد يؤدي هذا في المشاريع التجارية الناشئة إلى نتائج كارثية، وخصوصا في الأوقات التي يتم فيها التعامل مع العميل. وقد أشرنا إلى أهمية وجود تواصل واضح مع العميل لأسباب كتلك المذكورة،  في موقعنا

Business Incorporation Zone blogs

في شركتك الناشئة، لا بد من وجود شخص واحد على الأقل أقل منك في التسلسل الوظيفي يستطيع الموظفون إرسال التقارير إليه. إنشاء اتجاه معين للمعلومات، قد يكون العامل الذي يؤدي إلى نجاح مشروعك أو فشله كما يحدث في 90% من الشركات الناشئة.

 

كثرة المسؤوليات الوظيفية.

 

في حالة الهياكل التنظيمية المسطحة، كي يصير الموظف متميزا، سيقوم بالعديد من الأدوار التي لا تُعتبر من تخصصه حتى تسير الأمور في الشركة على يرام. لا يريد أي موظف أن يصير تلك الشخصية التي تقول :”إن هذا ليس دوري”، على الرغم من أهمية الاتزان الذي لا بد منه فيما يتعلق بالأدوار التي يقوم بها الموظفون خارج تخصصهم.

وعلى ذكر الاتزان، تخيل أن تُوظف في دور تخصصي ومناسب لك للغاية لتقوم به.

وبمرور الوقت، العديد من المهمات تُلقى عليك – فإذا كان دورك هو التسويق، قد تجد نفسك تقوم بدور المبيعات أيضا، بل وتهتم بالأمور المالية للشركة، وفجأة، تجد نفسك مسؤولا بالكامل عن التسويق الإلكتروني.

أنت الآن لست فقط مسؤولا عن الكثير والكثير من الأدوار، بل أيضا صرتَ خارج منطقة الراحة الخاصة بك. أنت لست جيدا في هذه المهام الإضافية، وصار هنالك حاجزا نفسيا بينك وبين مديرك. ومن نتائج ذلك الكارثية على الشركات= استقالة الموظفين.

تغير ما تم الاتفاق عليه في عقود العمل، يمكن أن يؤثر على التزام الموظف تجاه الشركة -وتجعله يفكر في المغادرة.

إن استبدال الموظفين المستمر مكلف للشركات الناشئة، وفي بيئة مثل الشركات الناشئة يجب فيها أن تتأكد أن كل قرش يتم استثماره بالشكل الصحيح، فإن استبدال الموظفين أمر ضار لا بد من تجنبه.

عندما تبني فريق العمل تأكد من الشفافية فيما يخص الأدوار الوظيفية، وحافظ على كل موظف في دوره الوظيفي ولا تكلفه مما ليس من تخصصه.

لا يحصل الموظفون على حوافز.

هناك سبب يجعل عبارة «تسلق السلم» بارزة جدًا في العمل. من الناحية المجازية، فهي تمثل بالفعل التسلسل الهرمي المطلوب للشركات كي تزدهر.

إن جوهر المسألة هنا هو من وجهة نظر الموظف مرة أخرى -ما هو الحافز الذي لدي لأعمل بجد، وأذهب إلى ما هو أبعد من ذلك، وأترك انطباعا إيجابيا حقا في شركة لا يوجد مجال لي للتقدم من منصبي الحالي؟

وعلاوة على ذلك، إذا كنت عالقاً في منصبي الحالي، دون أي مجال للتقدم، فكيف سأتمكن من طلب زيادة الأجر؟ مما لا شك فيه، يمكن لمدى جودة العمل أن تساهم في هذا الطلب، ولكننا في كثير من الأحيان، نربط الزيادة في الأجر بالترقية في الوظيفة . الهياكل التنظيمية المسطحة تغلق الباب أمام ذلك، ويمكن أن تجعل الناس يشعرون أنهم لا يعملون بشكل خاص نحو هدف ما

ينتج عن ذلك غياب التحفيز عند الموظفين، وهذا له أثر مدمر على الشركات الناشئة. الشركات الناشئة لديها عدد قليل من الموظفين، مما يجعل من الضروري أن يُخرج كل موظف أقصى ما لديه حتى تسير الأمور على ما يرام.

أضف إلى ذلك تكلفة استقالة الموظفين، التي ستعرضك لعاصفة تؤثر بشكل سلبي على شركتك بكل تأكيد.

مشكلات الهياكل التنظيمية المسطحة

بالرغم من أن هذا النظام يتم اتباعه بنوايا حسنة، وبرغبة في التقدم، وبتفكير تطلعي، إلا أنه يؤدي إلى العديد من المشكلات في تلك الشركات ويؤدي إلى فشل المشروع.

امتلاك فريق ذي هيكل واضح يعد أمرا مفيدا لك ولشركتك. إن القضايا المرتبطة بالهياكل الهرمية تميل إلى التمركز حول إساءة استخدام المناصب ذات السلطة، وليس حول وجود إساءة الاستخدام تلك في حد ذاتها، فإساءة استخدام المناصب في الهياكل الهرمية لا تحدث على الدوام.

في منطقة تأسيس الأعمال، نعمل مع العديد من الشركات الناشئة بما نمتلكه من خبرات منذ عقود في وضع هياكل تلك المشاريع. إذا كنت على وشك أن تبدأ رحلتك الخاصة في ريادة الأعمال الخاصة، فنحن لدينا القدرة لمساعدتك في إعداد مشروعك، بالإضافة إلى خبرتنا الخاصة فيما يخص الشركات الناشئة، تلك الخبرة سيتم توظيفها من أجل إعانتك على الحصول على الأفضل بالنسبة إليك.

إن كنت تحلم بإطلاق وابتداء مشروعك الخاص في الإمارات أو الخليج، فاتصل بنا الآن. ضع وقتك وتفكيرك ومواردك فيما أنت شغوف به، ودع لنا الباقي.

 

قد تكون مهتما بالتالي:

How to Uncover Your Strengths and Weaknesses – & What to do Once You’ve Found Them

When starting a new business, both time and resources are tight. That’s why it’s vital that your efforts are focused on the right areas. To determine where your time is best spent you must first identify the strengths and weaknesses of your startup.

There are a few easy ways to do this:

  • Monitor recurring issues
  • Find your USP
  • Determine what is generating ROI
  • Consider the tasks you prefer

With your strengths and weaknesses established, you can focus resources on the areas that need them most. On top of improving areas of weakness, this also allows you to ensure you are fully capitalizing on your strengths.

Keep an Eye on Recurring Issues

Is there an issue that keeps coming up at your startup? Maybe your team always struggles to meet deadlines or stick to budgets. If so, this is strong evidence of a company-wide weakness.

The first thing to do to tackle a recurring problem is to understand why it keeps happening. If your startup often goes way over budget, is this simply down to poor financial management? Or could it be a problem with communication between sales and execution?

In the words of the famed writer Ernest Agyemang Yeboah: ‘A recurring problem needs nothing but a tactical head-on solution.’

Such a tactical, head-on solution often requires professional help. You could consider bringing in a finance expert, for example, to train your staff on how to handle a strict budget. Alternatively, you could hire a new team member skilled in budget management.

In other cases, a change in a process may be required such as a new sign-off or quoting procedure – to ensure everyone is working off the same page from sale through to delivery.

USP: Determine What You Have That Your Competitors Don’t

Just as important as improving the weaker areas of your business is ensuring that you maximize your greatest strengths. To do this, you first need to fully understand what they are.

One way to do this is to compare your offering to that of your nearest competitors.

Checklist for conducting competitor analysis:

  • Examine your competitors’ web presence/reach. How visible are they? Where do they rank?
  • Understand their messaging. What are they selling as their greatest strengths? How do they compare against yours?
  • Compare your offerings side by side. What do you offer that they do not?
  • Compare pricing. If your offering is similar or stronger, does the pricing reflect that?
  • See what customers are saying. Read reviews and check social media. Is there a gap your product/service can fill?

When looking at your competitors’ offerings, the key is to pinpoint exactly what you offer that they do not. This is where you are strongest.

These market differentiators are the reason why a customer is likely to pick your business over another – they are your USP. It is vital that you always play to these strengths and place them at the very heart of your messaging.

If you are looking to get your company license in the UAE, free zone, or mainland, or even in Qatar and Saudi Arabia –  then our team can help.

Examine What Brings in the Most ROI

Some small businesses have an idea of ‘what they are but rarely check to see if the sales figures tally. In fact, there are those who would not identify this as a problem, believing that if the business is turning a profit, it doesn’t really matter where it comes from. The issue, however, is that a business in this position is not playing to its strengths.

The most profitable area of your business is where you are strongest, therefore this is the area you should be leading with. It sounds simple when presented like this but many businesses struggle to adapt in this way, often with dire consequences. A lack of flexibility is among the most common reasons why new businesses fail.

Common Reasons for Startup Failure:

  • Poor market research
  • Bad planning
  • Lack of financing
  • No market presence
  • Rigidity

Don’t fall foul of this common pitfall. Follow the money. Identify the most profitable area of your business and maximize it to its full potential.

Consider What You Love to do Compared to What You Dislike

One very easy way to determine your own strengths and weaknesses as an entrepreneur is to think about the tasks you love and those you dread.

Is there anything in particular that you always put off? Or something that you can’t wait to start on? Generally speaking, those tasks that feel like a chore are your weaker areas while the ones that you actively enjoy are your strengths.

As for what to do with your findings, there are two main schools of thought. Some would advise that you focus on improving your weaker areas. There is certainly merit to this approach. However, I am of the belief that in the early stages at least, it makes more sense to play to your strengths and delegate your weaknesses.

Personal growth is hugely important, as is learning new skills. However, in the early days of a startup, it’s more important to get the job done. If you’ve established that your personal strengths lie in driving sales, then right now that’s where you need to be. If you really haven’t got a head for figures, then delegate that task to someone who does.

Quite simply, when running a startup, you need to be wherever you add the most value.

We are the team of Business Incorporation Zone, your best business setup advisor across the Gulf Region. If you are looking to open your company in Dubai, across the UAE, in KSA or Qatar, get a free zone license, or start a business in the mainland, then we can help. From visa applications to all the necessary admin tasks, we handle it all – leaving you free to get on with your business.